Quanto costa organizzare un evento aziendale (anche per un anniversario)

Un evento aziendale si conta quasi sempre a persona. Il numero degli invitati moltiplica tutto il resto, e le voci del conto sono più o meno sempre queste.

1. 01La locationUna sala in hotel, un ristorante in esclusiva, una villa, uno spazio industriale. Di solito pesa fra il 15 e il 30% del totale. In esclusiva costa di più, ma la serata è solo tua.
2. 02Il cateringÈ la voce più grossa: da un quarto a più della metà del conto. Un buffet in piedi costa meno di una cena servita al tavolo.
3. 03Tecnica audio e luciMicrofoni, casse, schermi, luci per la sala. Per un aperitivo basta poco. Per una convention con relatori e video è una voce importante.
4. 04Musica e intrattenimentoUn DJ, una band, un quartetto, un ospite. Il cachet va da qualche centinaio di euro a qualche migliaio.
5. 05Allestimento e graficaFondali, segnaletica, fiori, tavoli, il logo della serata, gli inviti. È la parte che fa sembrare l’evento dell’azienda, e non uno qualunque.
6. 06PersonaleHostess all’ingresso, guardaroba, sicurezza. Con molti invitati diventano necessari.
7. 07Foto e videoServono dopo: per il comunicato, per i social, per chi non c’era.
8. 08PermessiSIAE se c’è musica, assicurazione, eventuali permessi del comune. Hanno un capitolo a parte, più sotto.

Il prezzo vero arriva solo con un preventivo, perché dipende da quante persone inviti e da dove. Queste sono le fasce che si trovano sul mercato italiano, a persona, con quello che sposta ciascuna. IVA di solito esclusa.

1. 01Aperitivo o cocktailDa circa 30 € a persona, oltre i 50 € in una location particolare o con open bar. È il formato più semplice: due o tre ore, buffet in piedi, un po’ di musica.
2. 02Cena aziendaleIntorno ai 50-90 € a persona in un ristorante con sala riservata. Pesano il menù, i vini e il giorno: il venerdì e il sabato di dicembre costano più di un martedì di febbraio.
3. 03Festa o anniversarioIntorno ai 100-150 € a persona in una location in esclusiva con catering, allestimento e musica dal vivo. Si va oltre con produzioni particolari: una scenografia, un ospite, regali pensati per l’occasione.
4. 04ConventionUna giornata di lavori, con sala, tecnica, coffee break, pranzo e relatori, arriva intorno ai 300 € a persona. Qui la tecnica e i relatori pesano quanto il catering.

Per fare un conto: una festa per un centinaio di invitati, con aperitivo lungo e un DJ, sta intorno ai 10.000 €. Con una cena seduta in una location in esclusiva si va oltre.

A parità di formato, alcune scelte cambiano parecchio il totale.

1. 01Il giorno e il meseDicembre e il fine settimana sono i più cari. Un giorno feriale, o un mese tranquillo come gennaio, febbraio o novembre, può costare dal 15% a oltre il 30% in meno.
2. 02La sala in esclusivaAvere uno spazio tutto per sé costa da qualche centinaio a qualche migliaio di euro, a seconda della durata e del posto. Nei ristoranti, spesso, al posto dell’affitto c’è un minimo di spesa a persona.
3. 03Il numero degli invitatiOgni persona in più è un coperto in più. Alcune voci però non crescono: la sala, la tecnica, l’allestimento. Per questo, con più invitati, il costo a persona scende un po’.
4. 04La cittàIl prezzo cambia da una città all’altra. Le cifre che si trovano online vengono soprattutto da Milano: altrove conviene chiedere più di un preventivo.
5. 05Quanto si produce appostaUsare la sala com’è costa poco. Un allestimento disegnato sull’azienda, gli stampati, i regali e un’identità della serata sono lavoro in più, e si pagano a parte.

I dieci, i vent’anni, i cinquant’anni. Un anniversario ha le stesse voci di una festa, più una: il racconto. Gli invitati vengono a festeggiare la storia dell’azienda, e la storia va fatta vedere.

1. 01L’identità dell’anniversarioUn segno per l’occasione, che va sugli inviti, sull’allestimento, sui social, sui regali. Può essere il logo dell’azienda con il numero degli anni, o un segno nuovo.
2. 02Un oggetto che restaUn libro, un numero speciale del magazine aziendale, una mappa dei luoghi della storia, una mostra con le foto d’archivio. La festa dura una sera, un libro o una mappa si portano a casa.
3. 03I regali per gli ospitiPensati per l’anniversario, non presi a catalogo: un taccuino, una shopper, un prodotto in edizione limitata.
4. 04Chi invitiDipendenti, clienti, fornitori, stampa, istituzioni. Un anniversario è un’occasione per riunire chi ha fatto la storia dell’azienda, e la lista cambia il formato.

Queste voci non stanno nei preventivi di location e catering: vanno chieste a parte. Sul libro o sul magazine c’è un articolo dedicato: il magazine aziendale.

Un evento piccolo si organizza anche da soli. Con molti invitati, più fornitori e una data importante, di solito conviene affidarlo a qualcuno.

1. 01A percentualeL’agenzia chiede di solito il 10-20% del totale, sopra i costi dei fornitori.
2. 02A forfaitUn compenso fisso per l’evento: da qualche centinaio di euro per una serata semplice, oltre i 5.000 € per gli eventi più complessi.
3. 03A oreQualcuno lavora anche così. Può convenire se affidi solo una parte del lavoro.

Conta cosa c’è dentro. C’è l’agenzia che trova la location e chiama i fornitori, e quella che pensa anche il format, l’identità della serata, gli stampati, i regali e il comunicato. Il prezzo cambia, e anche quello che porti a casa.

Tre cose da chiarire prima, per non trovarle nel conto dopo.

1. 01La SIAESe c’è musica, dal vivo o registrata, serve il permesso SIAE, anche se l’evento è privato e non c’è un biglietto. Il costo cambia con il tipo di evento e il numero degli invitati, e il permesso va chiesto prima della serata.
2. 02Le spese di rappresentanzaLe feste e i ricevimenti per le ricorrenze aziendali sono fra le spese di rappresentanza. Si deducono entro un tetto legato ai ricavi: l’1,5% per le aziende che fatturano fino a 10 milioni.
3. 03L’IVASulle spese di rappresentanza, di regola, l’IVA non si detrae. Conviene metterla nel conto fin dall’inizio.

Il conto preciso lo fa il commercialista: chi inviti e cosa offri cambiano il modo in cui la spesa si registra.

1. 01«Il prezzo a persona cosa comprende?»Bevande, servizio, tovagliato, tecnica, sala? Due preventivi con lo stesso prezzo a persona possono contenere cose molto diverse.
2. 02«La sala è in esclusiva?»E fino a che ora? Chiedi se le ore in più si pagano a parte.
3. 03«Cosa succede se gli invitati sono meno?»Chiedi se c’è un numero minimo garantito, o un minimo di spesa, ed entro quando va confermato il numero degli invitati.
4. 04«SIAE e permessi chi li fa?»La location, l’agenzia o tu? E sono nel prezzo?
5. 05«C’è un piano B se piove?»Se la serata è all’aperto, chiedi dove si va e se costa di più.